Jedno jest pewne, jeżeli mamy sporo poczty to na 100% będą problemy. Wynika to z rozmiaru pliku (w zależności o typu partycji), ilości zaindeksowanych wiadomości i oczywiście problemów z dyskami. Aby nie stracić wszystkiego należy poświęcić czas aby dokonać tych kilku podstawowych czynności.
Jest wiele szkół i wiele metod archiwizacji.
1. Według podpowiedzi Microsoftu należy wykonać poniższe kroki, ale jak dla mnie to tylko tłumaczy podstawę ale nie daje rozwiązania (prowizorka):
Jak włączyć funkcję autoarchiwizacji
Kliknij plik kartę, a następnie kliknij Opcje kartę w menu plik .
Kliknij przycisk Zaawansowane kartę.
Kliknij przycisk Ustawienia autoarchiwizacji.
Kliknij, aby wybrać Autoarchiwizuj co pole wyboru, a następnie wpisz liczbę w polu dni do określenia, jak często uruchamia proces autoarchiwizacji.
Aby być powiadamianym przed rozpoczęciem autoarchiwizacji, kliknij, aby wybrać autoarchiwizacji Monituj przed pole wyboru.
W domyślny plik archiwum wpisz nazwę pliku dla archiwizowanych elementów do przekazania, lub kliknij przycisk Przeglądaj do wybrania z listy.
Kliknij przycisk OK dwa razy.
2. Należy pomyśleć najpierw ile mamy poczty, ile kontaktów, jak często chcemy wykonać archiwizację:
- przy niewielkiej ilości maili możemy wykonać tylko kopię zapasową całości i do tego mamy dwie metody:
a) zrobić co Microsoft poleca - ale po co kroić na kawałki drobiazgi?
b) wykonać kopię zapasową całego pliku (kopiuj, wklej), plik najczęściej jest w katalogu "\Moje Documenty\Outlook Files" więc prosto i szybko.
- przy małej ilości konkretnych maili i dużej ilości "spamu" :) można trochę rozwiązanie wypośrodkować:
a) utworzyć katalogi (funkcyjne lub imienne) oraz reguły, które przerzucałyby wiadomości według np. kontaktów (one podczas archiwizacji pozostają)
b) reszta wiadomości, która zostaje w odbiorczej to coś co najchętniej chcielibyśmy usunąć, ale coś nas powstrzymuje, więc nadaje się idealnie do archiwizacji. Postępujemy więc jak MS wskazuje (wskazujemy tylko folder "Odbiorcza", ale zalecam małą zmianę, polega ona na tym, że archiwizację robimy co roku do nowego pliku PST, czyli w przedostatnim kroku wybieramy "Przeglądaj do wybrania z listy" i nadajemy nazwę pliku "ArchiwumRok.pst". Tak rozdzielone archiwa możemu w późniejszym okresie ładnie odłączyć lub w razie czego dołączyć ponownie (pliki można spokojnie skopiować na dowolny nośnik)
c) po każdej archiwizacji o czym raczej rzadko się pamięta należy kliknąć na główny folder danych lewym klawiszem myszki, z menu wybrać "Właściwości pliku danycych", a następnie "Zaawansowane" i w kolejnym kroku "Kompaktuj". Mozna też dojść do tego przez Menu "Plik" > "Ustawienia kont" > zakładka "Pliki danych" > wybrać plik i kliknąć "Ustawienia" > i tu mamy "Kompaktuj". Bez tych czynności plik nadal puchnie i pomimo małej ilości danych również może ulec uszkodzeniu (widziałem i 30GB pliki pst, ale nie polecam takich eksperymentów).
d) po archiwizacji i kompaktowaniu (zmniejszaniu pliku) polecam zgrać wszystkie pliki z "\Moje Documenty\Outlook Files" na jakiś nośnik (DVD lub dysk zewnętrzny)
c) jak już stwierdzimy, że jakiś rok jest na już niepotrzebny, to można go spokojnie "usunąć" (nie wiem skąd ten błąd bo powinnni nazwać go "odczepić"). Gdy klikniemy menu "Plik" > "Ustawienia kont" > zakładka "Pliki danych" > wybierzemy dany rok ArchiwumRok.pst (np Archiwum2010.pst), to zaznaczamy i klikamy "Usuń". Spokojnie, w folderze "\Moje Documenty\Outlook Files" nadal pozostanie, można go przenieść na nośnik
- przy dużej ilości korespondecji postępujemy jak powyżej, tyle że nie ograniczamy się do folderu odbiorcza, ale do całości.
- dla leniwych > skopiuj gdziekolwiek katalog "\Moje Documenty\Outlook Files", albo zainstaluj program, który będzie ten folder raz na jakiś czas kopiował (nie mylić z archiwizacją i kompaktowaniem). W tym rozwiązaniu pliki będę puchnąć i puchnąć, aż przestaniemy być leniwi (jak zacznie się outlook dłuuuuuugo otwierać)
Gdyby coś było niezrozumiałe to polecam youtube gdzie można obejrzeć krok po kroku jak należy klikać aby zrobić archiwizację i nie tylko.
Na jedno jeszcze chciałbym zwrócić uwagę, to co tu opisane to nie wszystko, są programy, które pomagają archiwizować pocztę, można nawet skrypt wykorzystać, ale myślę, że dla początkujących to i tak wystarczająca wiedza.
Aby ręcznie zarchiwizować elementy programu Outlook, należy wykonać następujące czynności:
-Kliknij kartę Plik.
-Kliknij pozycję Narzędzia do oczyszczania.
-Kliknij pozycję Archiwizuj.
-Kliknij opcję Archiwizuj ten folder wraz ze wszystkimi podfolderami, a następnie kliknij folder, który ma zostać zarchiwizowany. Wszystkie podfoldery znajdujące się w wybranym folderze zostaną uwzględnione przez funkcję archiwizacji ręcznej.
-W obszarze Archiwizuj elementy starsze niż wprowadź datę.
-Jeśli nie chcesz używać domyślnego pliku lub lokalizacji, w obszarze Plik archiwum kliknij pozycję Przeglądaj, aby określić nowy plik lub lokalizację. Wyszukaj odpowiedni plik lub wprowadź jego nazwę, a następnie kliknij przycisk OK. W polu Plik archiwum zostanie wyświetlona lokalizacja pliku docelowego.
-Zaznacz pole wyboru Dołącz elementy z zaznaczonym polem wyboru „Nie dokonuj autoarchiwizacji”, aby uwzględnić wszelkie elementy, które zostały oznaczone jako wykluczone z archiwizacji automatycznej. Ta opcja nie powoduje anulowania wykluczenia tych elementów, lecz umożliwia zignorowanie opcji "Nie dokonuj autoarchiwizacji tylko dla tego archiwum".
Archiwizacja wiadomości w Outlook może mnieć kilka celów:
- uspokojenie administratora, czyli zmniejszenie skrzynki pocztowej (np. w celu ułatwienia backupu i miejsca zajmowanego przez kopię zapasową serwera pocztowego),
- procedury firmowe (archiwizacja maili z np. danego roku),
- może być także prostą metodą do przeniesienia wiadomości do innej skrzynki pocztowej (otwarcie pliku PST w innym profilu, lub ewentualny import wiadomości).
Należy pamiętać, że archwizacja (w przeciwieństwie do eksportu) do PST usuwa wiadomości ze skrzyni macierzystej przenosząc je do pliku PST.
W Outook 2013 w celu wykonania archiwizacji należy nacisnąć na zakładkę File (Plik) na wstążce, tam w Cleanup Tools (w zakładce Info - informacje dotyczące danego konta). W narzędziach oczyszczania skrzynki pocztowej (Mailbox Cleanup --> Cleanup Tools) znajdują się trzy opcje, gdzie trzecią jest właśnie archiwizacja (Archive...). Po wyświetleniu folderów skrzynki pocztowej można wybrać następujące opcje:
* co ma zostać zarchiwizowane (całość skrzynki, lub ewentualnie podkatalogi - często archiwizację stosuje się do elementów wysłanych/usuniętych).
* zakres archiwizacji (np. elementy starsze, niż wskazana data),
* folder docelowy (pomimo tego, że Microsoft nie zaleca przechowywania/otwierania plików PST z udziałów sieciowych, można zapisać go np. na serwerze firmowym, gdzie jest więcej dostępnego miejsca, niż na serwerze pocztowym).
Outlook umożliwia także opcję autoarchiwizacji, gdzie po wybraniu jak często ma być uruchamiana opcja, czy mamy być powiadamiani monitem o tym, domyślny plik docelowy. Opcję można skonfigurować zakładce "Zaawansowane" (Advanced).
Sam proces archiwizacji/eksportu w Outlook może sprawiać wrażenie, że aplikacja "zawiesiła" się - program potrafi nie odpowiadać. Warto wtedy sprawdzić, czy w tle tworzy się plik archiwum i czy zmienia swój rozmiar.
Archiwizacja wiadomości w Outlook może mnieć kilka celów:
- uspokojenie administratora, czyli zmniejszenie skrzynki pocztowej (np. w celu ułatwienia backupu i miejsca zajmowanego przez kopię zapasową serwera pocztowego),
- procedury firmowe (archiwizacja maili z np. danego roku),
- może być także prostą metodą do przeniesienia wiadomości do innej skrzynki pocztowej (otwarcie pliku PST w innym profilu, lub ewentualny import wiadomości).
Należy pamiętać, że archwizacja (w przeciwieństwie do eksportu) do PST usuwa wiadomości ze skrzyni macierzystej przenosząc je do pliku PST.
W Outook 2013 w celu wykonania archiwizacji należy nacisnąć na zakładkę File (Plik) na wstążce, tam w Cleanup Tools (w zakładce Info - informacje dotyczące danego konta). W narzędziach oczyszczania skrzynki pocztowej (Mailbox Cleanup --> Cleanup Tools) znajdują się trzy opcje, gdzie trzecią jest właśnie archiwizacja (Archive...). Po wyświetleniu folderów skrzynki pocztowej można wybrać następujące opcje:
* co ma zostać zarchiwizowane (całość skrzynki, lub ewentualnie podkatalogi - często archiwizację stosuje się do elementów wysłanych/usuniętych).
* zakres archiwizacji (np. elementy starsze, niż wskazana data),
* folder docelowy (pomimo tego, że Microsoft nie zaleca przechowywania/otwierania plików PST z udziałów sieciowych, można zapisać go np. na serwerze firmowym, gdzie jest więcej dostępnego miejsca, niż na serwerze pocztowym).
Outlook umożliwia także opcję autoarchiwizacji, gdzie po wybraniu jak często ma być uruchamiana opcja, czy mamy być powiadamiani monitem o tym, domyślny plik docelowy. Opcję można skonfigurować zakładce "Zaawansowane" (Advanced).
Sam proces archiwizacji/eksportu w Outlook może sprawiać wrażenie, że aplikacja "zawiesiła" się - program potrafi nie odpowiadać. Warto wtedy sprawdzić, czy w tle tworzy się plik archiwum i czy zmienia swój rozmiar.
Komentarze
TeCzoWy
Jest wiele szkół i wiele metod archiwizacji.
1. Według podpowiedzi Microsoftu należy wykonać poniższe kroki, ale jak dla mnie to tylko tłumaczy podstawę ale nie daje rozwiązania (prowizorka):
Jak włączyć funkcję autoarchiwizacji
Kliknij plik kartę, a następnie kliknij Opcje kartę w menu plik .
Kliknij przycisk Zaawansowane kartę.
Kliknij przycisk Ustawienia autoarchiwizacji.
Kliknij, aby wybrać Autoarchiwizuj co pole wyboru, a następnie wpisz liczbę w polu dni do określenia, jak często uruchamia proces autoarchiwizacji.
Aby być powiadamianym przed rozpoczęciem autoarchiwizacji, kliknij, aby wybrać autoarchiwizacji Monituj przed pole wyboru.
W domyślny plik archiwum wpisz nazwę pliku dla archiwizowanych elementów do przekazania, lub kliknij przycisk Przeglądaj do wybrania z listy.
Kliknij przycisk OK dwa razy.
2. Należy pomyśleć najpierw ile mamy poczty, ile kontaktów, jak często chcemy wykonać archiwizację:
- przy niewielkiej ilości maili możemy wykonać tylko kopię zapasową całości i do tego mamy dwie metody:
a) zrobić co Microsoft poleca - ale po co kroić na kawałki drobiazgi?
b) wykonać kopię zapasową całego pliku (kopiuj, wklej), plik najczęściej jest w katalogu "\Moje Documenty\Outlook Files" więc prosto i szybko.
- przy małej ilości konkretnych maili i dużej ilości "spamu" :) można trochę rozwiązanie wypośrodkować:
a) utworzyć katalogi (funkcyjne lub imienne) oraz reguły, które przerzucałyby wiadomości według np. kontaktów (one podczas archiwizacji pozostają)
b) reszta wiadomości, która zostaje w odbiorczej to coś co najchętniej chcielibyśmy usunąć, ale coś nas powstrzymuje, więc nadaje się idealnie do archiwizacji. Postępujemy więc jak MS wskazuje (wskazujemy tylko folder "Odbiorcza", ale zalecam małą zmianę, polega ona na tym, że archiwizację robimy co roku do nowego pliku PST, czyli w przedostatnim kroku wybieramy "Przeglądaj do wybrania z listy" i nadajemy nazwę pliku "ArchiwumRok.pst". Tak rozdzielone archiwa możemu w późniejszym okresie ładnie odłączyć lub w razie czego dołączyć ponownie (pliki można spokojnie skopiować na dowolny nośnik)
c) po każdej archiwizacji o czym raczej rzadko się pamięta należy kliknąć na główny folder danych lewym klawiszem myszki, z menu wybrać "Właściwości pliku danycych", a następnie "Zaawansowane" i w kolejnym kroku "Kompaktuj". Mozna też dojść do tego przez Menu "Plik" > "Ustawienia kont" > zakładka "Pliki danych" > wybrać plik i kliknąć "Ustawienia" > i tu mamy "Kompaktuj". Bez tych czynności plik nadal puchnie i pomimo małej ilości danych również może ulec uszkodzeniu (widziałem i 30GB pliki pst, ale nie polecam takich eksperymentów).
d) po archiwizacji i kompaktowaniu (zmniejszaniu pliku) polecam zgrać wszystkie pliki z "\Moje Documenty\Outlook Files" na jakiś nośnik (DVD lub dysk zewnętrzny)
c) jak już stwierdzimy, że jakiś rok jest na już niepotrzebny, to można go spokojnie "usunąć" (nie wiem skąd ten błąd bo powinnni nazwać go "odczepić"). Gdy klikniemy menu "Plik" > "Ustawienia kont" > zakładka "Pliki danych" > wybierzemy dany rok ArchiwumRok.pst (np Archiwum2010.pst), to zaznaczamy i klikamy "Usuń". Spokojnie, w folderze "\Moje Documenty\Outlook Files" nadal pozostanie, można go przenieść na nośnik
- przy dużej ilości korespondecji postępujemy jak powyżej, tyle że nie ograniczamy się do folderu odbiorcza, ale do całości.
- dla leniwych > skopiuj gdziekolwiek katalog "\Moje Documenty\Outlook Files", albo zainstaluj program, który będzie ten folder raz na jakiś czas kopiował (nie mylić z archiwizacją i kompaktowaniem). W tym rozwiązaniu pliki będę puchnąć i puchnąć, aż przestaniemy być leniwi (jak zacznie się outlook dłuuuuuugo otwierać)
Gdyby coś było niezrozumiałe to polecam youtube gdzie można obejrzeć krok po kroku jak należy klikać aby zrobić archiwizację i nie tylko.
Na jedno jeszcze chciałbym zwrócić uwagę, to co tu opisane to nie wszystko, są programy, które pomagają archiwizować pocztę, można nawet skrypt wykorzystać, ale myślę, że dla początkujących to i tak wystarczająca wiedza.
Powodzenia w znalezieniu czasu na archiwizację.
2015-02-04 23:58
adam9903
-Kliknij kartę Plik.
-Kliknij pozycję Narzędzia do oczyszczania.
-Kliknij pozycję Archiwizuj.
-Kliknij opcję Archiwizuj ten folder wraz ze wszystkimi podfolderami, a następnie kliknij folder, który ma zostać zarchiwizowany. Wszystkie podfoldery znajdujące się w wybranym folderze zostaną uwzględnione przez funkcję archiwizacji ręcznej.
-W obszarze Archiwizuj elementy starsze niż wprowadź datę.
-Jeśli nie chcesz używać domyślnego pliku lub lokalizacji, w obszarze Plik archiwum kliknij pozycję Przeglądaj, aby określić nowy plik lub lokalizację. Wyszukaj odpowiedni plik lub wprowadź jego nazwę, a następnie kliknij przycisk OK. W polu Plik archiwum zostanie wyświetlona lokalizacja pliku docelowego.
-Zaznacz pole wyboru Dołącz elementy z zaznaczonym polem wyboru „Nie dokonuj autoarchiwizacji”, aby uwzględnić wszelkie elementy, które zostały oznaczone jako wykluczone z archiwizacji automatycznej. Ta opcja nie powoduje anulowania wykluczenia tych elementów, lecz umożliwia zignorowanie opcji "Nie dokonuj autoarchiwizacji tylko dla tego archiwum".
2015-02-09 22:12
Master_Tech
2015-02-02 17:25
jaro
2015-02-03 15:38
bachus
- uspokojenie administratora, czyli zmniejszenie skrzynki pocztowej (np. w celu ułatwienia backupu i miejsca zajmowanego przez kopię zapasową serwera pocztowego),
- procedury firmowe (archiwizacja maili z np. danego roku),
- może być także prostą metodą do przeniesienia wiadomości do innej skrzynki pocztowej (otwarcie pliku PST w innym profilu, lub ewentualny import wiadomości).
Należy pamiętać, że archwizacja (w przeciwieństwie do eksportu) do PST usuwa wiadomości ze skrzyni macierzystej przenosząc je do pliku PST.
W Outook 2013 w celu wykonania archiwizacji należy nacisnąć na zakładkę File (Plik) na wstążce, tam w Cleanup Tools (w zakładce Info - informacje dotyczące danego konta). W narzędziach oczyszczania skrzynki pocztowej (Mailbox Cleanup --> Cleanup Tools) znajdują się trzy opcje, gdzie trzecią jest właśnie archiwizacja (Archive...). Po wyświetleniu folderów skrzynki pocztowej można wybrać następujące opcje:
* co ma zostać zarchiwizowane (całość skrzynki, lub ewentualnie podkatalogi - często archiwizację stosuje się do elementów wysłanych/usuniętych).
* zakres archiwizacji (np. elementy starsze, niż wskazana data),
* folder docelowy (pomimo tego, że Microsoft nie zaleca przechowywania/otwierania plików PST z udziałów sieciowych, można zapisać go np. na serwerze firmowym, gdzie jest więcej dostępnego miejsca, niż na serwerze pocztowym).
Outlook umożliwia także opcję autoarchiwizacji, gdzie po wybraniu jak często ma być uruchamiana opcja, czy mamy być powiadamiani monitem o tym, domyślny plik docelowy. Opcję można skonfigurować zakładce "Zaawansowane" (Advanced).
Sam proces archiwizacji/eksportu w Outlook może sprawiać wrażenie, że aplikacja "zawiesiła" się - program potrafi nie odpowiadać. Warto wtedy sprawdzić, czy w tle tworzy się plik archiwum i czy zmienia swój rozmiar.
2015-02-04 22:35
bachus
- uspokojenie administratora, czyli zmniejszenie skrzynki pocztowej (np. w celu ułatwienia backupu i miejsca zajmowanego przez kopię zapasową serwera pocztowego),
- procedury firmowe (archiwizacja maili z np. danego roku),
- może być także prostą metodą do przeniesienia wiadomości do innej skrzynki pocztowej (otwarcie pliku PST w innym profilu, lub ewentualny import wiadomości).
Należy pamiętać, że archwizacja (w przeciwieństwie do eksportu) do PST usuwa wiadomości ze skrzyni macierzystej przenosząc je do pliku PST.
W Outook 2013 w celu wykonania archiwizacji należy nacisnąć na zakładkę File (Plik) na wstążce, tam w Cleanup Tools (w zakładce Info - informacje dotyczące danego konta). W narzędziach oczyszczania skrzynki pocztowej (Mailbox Cleanup --> Cleanup Tools) znajdują się trzy opcje, gdzie trzecią jest właśnie archiwizacja (Archive...). Po wyświetleniu folderów skrzynki pocztowej można wybrać następujące opcje:
* co ma zostać zarchiwizowane (całość skrzynki, lub ewentualnie podkatalogi - często archiwizację stosuje się do elementów wysłanych/usuniętych).
* zakres archiwizacji (np. elementy starsze, niż wskazana data),
* folder docelowy (pomimo tego, że Microsoft nie zaleca przechowywania/otwierania plików PST z udziałów sieciowych, można zapisać go np. na serwerze firmowym, gdzie jest więcej dostępnego miejsca, niż na serwerze pocztowym).
Outlook umożliwia także opcję autoarchiwizacji, gdzie po wybraniu jak często ma być uruchamiana opcja, czy mamy być powiadamiani monitem o tym, domyślny plik docelowy. Opcję można skonfigurować zakładce "Zaawansowane" (Advanced).
Sam proces archiwizacji/eksportu w Outlook może sprawiać wrażenie, że aplikacja "zawiesiła" się - program potrafi nie odpowiadać. Warto wtedy sprawdzić, czy w tle tworzy się plik archiwum i czy zmienia swój rozmiar.
2015-02-04 22:35
wojtek0569
Tam możemy przypasać zaawansowane opcje archiwizacji poczty.
2015-02-10 23:57